Software zum Management geistigen Eigentums für Unternehmen

Wir bieten Ihnen eine einfache Erfassung von Erfindungsmeldungen, die manuelle Freigabe durch Miterfinder sowie die automatische Registrierung und Anmeldung der Erfinder. Der Zugang durch die Erfinder erfolgt einfach und schnell über SSO (Single Sign On).

Die Software unterstützt Sie bei komplexen Vergütungsmodellen, folglich bei gesetzlichen Vergütungsverfahren sowie bei flexiblen Pauschalvergütungen. Verwalten Sie außerdem Produktumsätze und deren Wertanteile an der Erfindung und lassen Sie automatisch die Zahlungslisten für Lohnbüros erstellen.

Setzen Sie auf modernes, automatisiertes Arbeiten mit digitalisierten Akten und einer strukturierten Ablage der Schutzrechte. Außerdem erhalten Sie Unterstützung beim IP-Docketing und der Patentverfolgung (Prosecution).

Greifen Sie auf aktenspezifische Abläufe und Strukturen für Einsprüche, Verletzungsstreitigkeiten, Nichtigkeitsklagen, Vindikationen, Gutachten, etc. zurück. Hier erhalten Sie eine elektronische Verwaltung der Streitverfahren und Verknüpfungen zu den Schutzrechten. 

Greifen Sie auf aktenspezifische Abläufe und Strukturen für die Verwaltung von Verträgen und Lizenzverträgen, von Untersuchungs- und Rechercheakten, für die Überwachung von Drittschutzrechten mit landesspezifischen Hinweisen zurück. Zusätzlich erhalten Sie eine strukturierte Erfassung von weiteren IP-spezifischen Verfahren sowie eine Ablage der anfallenden Unterlagen und Querverweise auf andere einschlägige Verfahren.

Legen Sie vertrauliche Informationen ab und steuern Sie Zugangsberechtigungen. Nur der Ersteller, sowie von Ihm zugelassene Personen können den Inhalt sehen.

Vereinfachte Anmeldung und Online-Kommunikation über Schnittstellen zu den zuständigen Ämtern. Vermeiden Sie so Formfehler und profitieren Sie von einem effizienten und zuverlässigen Posteingangsprozess.

Durch die Unterstützung beim Grundvertragsprozess vereinfachen Sie den Rechteabkauf und kommunizieren gezielter mit den Erfindern. Der Abkauf wird bei der Erfindervergütung automatisch berücksichtigt.

Behalten Sie den technologischen State of the Art im Bezug zu IDS im Auge und generieren Sie automatisch die einschlägigen Formulare. So erleichtern Sie die Kommunikation mit den relevanten Ämtern und das System stellt einen Überblick zum bereits mitgeteilten Stand der Technik bereit.

Erleichtern Sie sich die Arbeit mit den Amtsschnittstellen und erhalten Sie Unterstützung beim Patentverfolgungsprozess. Informationen werden unverfälscht vermittelt und die Ergebnisse direkt in Ihre Akten übertragen.

Erhalten Sie Zugriff auf zusätzliche veröffentlichte Dokumente zum Schutzrecht und gleichen Sie die eigenen Daten ab. So erhöhen Sie die Datenqualität und greifen leichter auf relevante Zusatzinformationen zu.

Erhalten Sie zuverlässige Berechnungen der Jahresgebühren und Informationen zu anfallenden Fristen. Gleichen Sie diese mit mehreren Zahlungsprovidern ab und erhalten Sie so doppelte Sicherheit, einen erleichterten Zahlungsprozess und eine bessere Kostenübersicht.

Finden Sie Schnittstellen zu allen großen Zahlungsprovidern und führen Sie manuelle Zahlungsaufträge durch. Als Vorteile bieten sich Ihnen automatisierte Zahlungsprozesse und die Reduzierung von Fehlern wie folgende Nachzahlungen oder gar Verlust des Schutzrechts.

Ein hinterlegtes Set von Regeln, das individuell erweitert werden kann, sorgt dafür, dass Ihr Datenbestand Ihren Qualitätsanforderungen entspricht. Profitieren Sie von erhöhter Datenqualität, effizienteren Prozessen und daher einhergehenden besseren Entscheidungen.

Einfache Suchfunktion, um schnell bestimmte Akten oder Dokumente zu finden. Auch komplexe Abfragen über Ihr Portfolio sind mit eFiLiA IP möglich. Eine integrierte Volltextsuche über Dokumente und Metadaten bildet dabei eine der Grundlagen. Erhalten Sie einen Überblick über die zu bearbeitenden Dokumente und leiten Sie diese simpel an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter.

Portfolioauswertungen basieren oft auf Klassifizierungen. eFiLiA IP unterstützt verschiedene Dimensionen und Klassifizierungen über mehrere Ebenen mit fachlichen Abhängigkeiten und Hierarchien. Dieses Feature erleichtert Ihnen die Klassifikation und ermöglicht Ihnen eine verbesserte Auswertung des Portfolios.

Erstellen Sie gewichtete Kostenstellen für Akten und führen Sie ganz einfach eine Weiterbelastung an den relevanten Fachbereich durch.

Aufgrund von bereits angefallenen Kosten und bekannten Amtsgebühren können Sie ganz einfach Kostenschätzungen anfertigen. Für die Planung und Steuerung, aber auch für die Weiterverrechnung steht ein umfangreiches Kostenmodul zur Verfügung.

Verwaltung von Lizenzeinnahmen und -ausgaben: Sie erhalten einen simplifizierten Vergütungsprozess, einen Überblick über Lizenzierungen und können einfacher Amtsgebühren bestimmen. Die Lizenzeinnahmen werden in der Vergütung berücksichtigt. Gebühren fallen je nach Lizenzbereitschaft an.

Schnelle und aussagekräftige Übersicht über das aktuelle Portfolio sowie detaillierte Berichte ermöglicht über Features wie Online-Charts und Office-Vorlagen.

Größe und Struktur der Patentabteilung beeinflussen die Anforderungen an das Rechte- und Rollenkonzept. Sie können Standardkonfigurationen gegebenenfalls an Ihre Anforderungen anpassen, aber auch neue Rollen und spezielle Rechtekonfigurationen sind möglich.

Flexibilität und Unterstützung bei Entscheidungsprozessen durch das eFiLiA IP-Entscheidungsmodul: Vom Sammeln der zur Entscheidung anstehenden Akten, über die Zusammenfassung und den Versand der relevanten Informationen zur Entscheidungsfindung und Umsetzung.

Eine gesicherte Kommunikationsplattform zur Patentabteilung: Geben Sie unkompliziert Erfindungsmeldungen und Kommunikationen zur Patentabteilung und externen Anwälten ab.

Eine gesicherte Kommunikationsplattform für externe Dienstleister: Patentanwälte werden direkt aus der Akte beauftragt – die gesamte Kommunikation und der Datenaustausch vollziehen sich sicher über eFiLiA IP.

Holen Sie Informationen aus den Fachabteilungen über automatisiert erstellte und versendete Fragebögen als Basis für wichtige Entscheidungen im Lebenszyklus eines Schutzrechts ein. Außerdem ist eine automatische Registrierung der Stellunggeber, die Anmeldung über SSO und die einfache Weiterleitung innerhalb der Fachabteilung an den richtigen Empfänger möglich. Erhöhen Sie somit die Anzahl der Rückläufer, um einen optimalen Datenbestand als Entscheidungsgrundlage vorliegen zu haben.

Ein großer Teil der Kommunikation kann über Portale (z.B. Anwalt) und Schnittstellen (z.B. Amt) direkt erfolgen. Beim Rest unterstützt der zentrale Posteingang Ihre Abläufe so weit wie möglich – egal, ob es sich um einen gescannten Brief oder eine E-Mail handelt.

Je nach Rolle liegt Ihnen eine Liste der zu bearbeitenden Dokumente vor, aus der direkt die folgenden Arbeitsschritte abgeleitet werden können. So erhalten die relevanten Personen einen umfassenden Überblick und können Dokumente bei Bedarf ohne Umwege an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterleiten.

Setzen Sie auf papierlose Kommunikation ohne aufwändige Digitalisierungsprozesse der täglich eingehenden Amtspost. Die Schnittstelle zur DPMA- und EPA-Mailbox ermöglich die automatische Zuordnung von elektronischer Amtspost zu den jeweiligen Akten.

Neben dem zentralen Posteingang können E-Mails per Drag-and-drop direkt in die Akte gezogen und automatisch weiterbearbeitet werden. Unbeaufsichtigter Batch-E-Mail-Versand ist genauso möglich wie Erstellung, Bearbeitung und Versand einer E-Mail aus Outlook – inkl. automatischer Ablage in der Akte.

Gestalten Sie die Ablage wichtiger Korrespondenz einfacher und übersichtlicher. Mit dem Outlook-Plugin erhalten Sie direkten Zugriff auf Dokumente und Daten von eFiLiA IP und dem dazugehörigen Archiv.        

Erleichtern Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten: Mit einem Klick leiten Sie z. B. eine Akte zur Anmeldung oder weiteren Bearbeitung an einen Patentanwalt an einem anderen Standort weiter.

Gestalten Sie den Workflow übersichtlicher und effizienter: Berechnung und Notierung von Fristen, Erstellung und Versand von Briefen, etc. So kann die Patentabteilung einfach Prozessabläufe hinterlegen.

Der Wechsel einer externen Kanzlei oder Umschreibungen und Änderungen im Organigramm sind einfach über Massenoperationen umzusetzen. Außerdem möglich ist die Umsetzung bestimmter zeitabhängiger Statusänderungen von Akten wie z. B. das Schließen von Patentfamilien, Benachrichtigung über den Ablauf von Patenten etc.

Verwalten Sie ganz einfach beteiligte Personen, Kontakte und Rollen und erhalten Sie einen Abgleich mit dem unternehmensinternen HR-System. So erhalten Sie einfach und schnell qualitativ hochwertige Daten.

Regeln Sie die Zuständigkeiten bei Krankheit oder Urlaub der zugewiesenen Arbeitskraft, um nicht aufschiebbare Arbeiten umstandslos weiterzuführen.

Ursprünglich als Dokumentenmanagement für militärische Zwecke entwickelt – nach der Integration in eFiLiA IP bildet das System nun die starke Basis für alle dokumentenbezogenen Aufgaben.

Eine der Säulen bei der Patentverwaltung: Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über (Vor- und Nach-)Fristen und greifen Sie auf das umfangreiche und dennoch einfach zu handhabende Regelsystem zu.

Das Workflowsystem von eFiLiA IP bildet ein praktisches Werkzeug zur Anpassung bestehender wie auch zur Erstellung neuer Abläufe. Profitieren Sie von seiner Flexibilität und Anpassbarkeit an organisatorische Notwendigkeiten.

Über das in eFiLiA integrierte Dokumentenmanagementsystem werden automatisch neben PDFs auch Vorschauen für die schnelle Ansicht von Dokumenten generiert. So können Dokumente unmittelbar gesichtet werden, ohne sie öffnen zu müssen.

Die Dokumentenvorlage wird mittlerweile immer öfter durch eine E-Mail-Vorlage ersetzt. Über ein Word-Plugin können Sie Dokumenten- und E-Mail-Vorlagen einfach erstellen und bearbeiten.

In eFiLiA IP sind die Folder/Verzeichnisse der elektronischen Akte das Pendant zu den Reitern der Papierakte. Verwalten Sie zentral deren Struktur und erweitern Sie diese bei Bedarf aktenspezifisch, um immer eine strukturierte Darstellung relevanter Informationen griffbereit zu haben.

Patentakte, Streitakte oder Vertragsakte – jede Akte kann in Beziehungen zu anderen stehen. Die Verwaltung dieser Beziehungen, aber auch die Darstellung von Zusammenhängen sowie die Navigation bilden einige der Stärken von eFiLiA IP.

Durch den in der Basis implementierten Audit Trail werden Änderungen dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt. Auf höherer Ebene steht zusätzlich ein fachliches Aktionsprotokoll zur Verfügung.

Das Data Retention Management ermöglich die Umsetzung Ihrer Datenaufbewahrungsstrategie und die Einhaltung der DSGVO. Darüber hinaus werden auch Anforderungen im „Litigation Hold“-Ablauf durch eFiLiA IP unterstützt.

Als Enterprise System bietet eFiLiA IP unterschiedliche APIs (Schnittstellen), die den Zugriff auf das System von anderen Programmen aus ermöglichen. Dies ermöglicht die Integration in bestehende Anwendungslandschaften sowie den Datenaustausch mit spezialisierten Anwendungen.

Über eine Vielzahl von Kanälen können größere Datenmengen bei Bedarf schnell importiert sowie exportiert werden.

On Premises: eFiLiA IP wird in Ihrem Netzwerk installiert. Die Wartung übernimmt Interasco.

Cloud: Über das Internet bekommen Sie Zugriff auf ein für Sie bereitgestelltes System.

Als Enterprise Lösung stehen bei Bedarf erweiterte Möglichkeiten bei der Architektur zur Verfügung.

Auf jeder Ebene wird Sicherheit mit höchster Priorität berücksichtigt. Für detaillierte Auskünfte wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Die Installation des Systems in Ihrer Umgebung oder Bereitstellung von eFiLiA IP in der Cloud ist eine von vielen Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten.

In vielen Fällen werden Daten aus anderen Patentverwaltungssystemen oder anderen Quellen wie Excel übernommen. Über eFiLiA IP ist es möglich, schnell große oder kleine Datenmengen inkl. der dazugehörenden Dokumente zu migrieren.

Die hinterlegten Standardabläufe können in eFiLiA IP umfangreich konfiguriert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diese bei unternehmerischem Bedarf auch ganz an Ihre Anforderungen anzupassen.

Anbindung an weitere Systeme, Exportformate, die Festlegung Ihrer Aktenzeichendefinition – über Parameter wird das System schnell in Ihre Landschaft integriert und Ihren Anforderungen angepasst.

Unsere Kunden erhalten – falls gewünscht – immer die aktuellen Fristenregeln und Gebühren einer großen Anzahl von Ländern bzw. Ämtern.