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eFiLiA IP Industrie

Software zum Management geistigen Eigentums für Unternehmen

Effiziente Zusammenarbeit

mit Erfindern, Fachabteilungen und externen Dienstleistungen

Mit eFiLiA IP Industrie übertragen Sie Ihr betriebsinternes Patentmanagement in das digitale Zeitalter. Die Software sorgt für eine effiziente IP-Strategie gekoppelt mit einer übersichtlichen Verwaltung und bewährter Erfindervergütungslösung.

Flexibel, anpassbar, intuitiv – Unternehmen und Konzerne setzen seit Jahren auf unsere Lösungen für den IP-Bereich.

Wir bieten

Erfindungen & Vergütungen

Erleichtern Sie die Abgabe von Erfindungsmeldungen, vergüten Sie die Erfinder und beschleunigen Sie Arbeitsprozesse in der Patentabteilung.

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IP-Verfahren & -Verwaltung

Zahlreiche hinterlegte Prozesse unterstützen Sie bei Prosecution und Docketing: Automatisieren Sie verschiedenste IP-Verfahren und verlieren Sie bei der Verwaltung wichtiger Akten und Dokumente nie den Überblick.

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Business Management & Portfolio

Zeichnen Sie Ihre interne Unternehmensstrategie und passen Sie Ihr Patentportfolio entsprechend an.

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Kommunikation & Kollaboration

Kommunikation mit weltweit verteilten Patentabteilungen, Erfindern und externen Anwälten: Features für einen transparenten Austausch und effiziente Zusammenarbeit auf einer Plattform.

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Basisfunktionen

Finden Sie zahlreiche Basissysteme, die Ihnen den Alltag erleichtern: vom Dokumenten- und Fristenmanagement bis hin zum Workflowsystem und zum Import und Export von Daten u. v. m.

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Integrierte Dienstleistungen

Die Wahl der IT-Architektur und des Nutzungsmodells (On Premises oder Software as a Service), die Datenmigration und die Abbildung Ihrer Prozesse sind entscheidende Aufgaben, die bei der Einführung eines IP-Management-Systems anfallen.

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Erfindungen & Vergütungen

Erleichtern Sie die Abgabe von Erfindungsmeldungen, vergüten Sie die Erfinder und beschleunigen Sie Arbeitsprozesse in der Patentabteilung.

Erfindungsmeldung

Wir bieten Ihnen eine einfache Erfassung von Erfindungsmeldungen, die manuelle Freigabe durch Miterfinder sowie die automatische Registrierung und Anmeldung der Erfinder. Der Zugang durch die Erfinder erfolgt einfach und schnell über SSO (Single Sign On).

Erfindervergütung

Die Software unterstützt Sie bei komplexen Vergütungsmodellen, folglich bei gesetzlichen Vergütungsverfahren sowie bei flexiblen Pauschalvergütungen. Verwalten Sie außerdem Produktumsätze und deren Wertanteile an der Erfindung und lassen Sie automatisch die Zahlungslisten für Lohnbüros erstellen.


IP-Verfahren & -Verwaltung

Zahlreiche hinterlegte Prozesse unterstützen Sie bei Prosecution und Docketing: Automatisieren Sie verschiedenste IP-Verfahren und verlieren Sie bei der Verwaltung wichtiger Akten und Dokumente nie den Überblick.

IP-Akten & Verfahren

Setzen Sie auf modernes, automatisiertes Arbeiten mit digitalisierten Akten und einer strukturierten Ablage der Schutzrechte. Außerdem erhalten Sie Unterstützung beim IP-Docketing und der Patentverfolgung (Prosecution).

Streitakten

Greifen Sie auf aktenspezifische Abläufe und Strukturen für Einsprüche, Verletzungsstreitigkeiten, Nichtigkeitsklagen, Vindikationen, Gutachten, etc. zurück. Hier erhalten Sie eine elektronische Verwaltung der Streitverfahren und Verknüpfungen zu den Schutzrechten. 

Vertrags-, Untersuchungs-, Recherche- und Drittschutzrechtsakten

Greifen Sie auf aktenspezifische Abläufe und Strukturen für die Verwaltung von Verträgen und Lizenzverträgen, von Untersuchungs- und Rechercheakten, für die Überwachung von Drittschutzrechten mit landesspezifischen Hinweisen zurück. Zusätzlich erhalten Sie eine strukturierte Erfassung von weiteren IP-spezifischen Verfahren sowie eine Ablage der anfallenden Unterlagen und Querverweise auf andere einschlägige Verfahren.

Vertrauliche Akten

Legen Sie vertrauliche Informationen ab und steuern Sie Zugangsberechtigungen. Nur der Ersteller, sowie von Ihm zugelassene Personen können den Inhalt sehen.

Online-Anmeldung

Vereinfachte Anmeldung und Online-Kommunikation über Schnittstellen zu den zuständigen Ämtern. Vermeiden Sie so Formfehler und profitieren Sie von einem effizienten und zuverlässigen Posteingangsprozess.

Rechteabkauf

Durch die Unterstützung beim Grundvertragsprozess vereinfachen Sie den Rechteabkauf und kommunizieren gezielter mit den Erfindern. Der Abkauf wird bei der Erfindervergütung automatisch berücksichtigt.

IDS (Information Disclosure Statements)

Behalten Sie den technologischen State of the Art im Bezug zu IDS im Auge und generieren Sie automatisch die einschlägigen Formulare. So erleichtern Sie die Kommunikation mit den relevanten Ämtern und das System stellt einen Überblick zum bereits mitgeteilten Stand der Technik bereit.

Amtsschnittstellen

Erleichtern Sie sich die Arbeit mit den Amtsschnittstellen und erhalten Sie Unterstützung beim Patentverfolgungsprozess. Informationen werden unverfälscht vermittelt und die Ergebnisse direkt in Ihre Akten übertragen.

Schnittstelle zu Patentdatenbanken

Erhalten Sie Zugriff auf zusätzliche veröffentlichte Dokumente zum Schutzrecht und gleichen Sie die eigenen Daten ab. So erhöhen Sie die Datenqualität und greifen leichter auf relevante Zusatzinformationen zu.

Jahresgebühren

Erhalten Sie zuverlässige Berechnungen der Jahresgebühren und Informationen zu anfallenden Fristen. Gleichen Sie diese mit mehreren Zahlungsprovidern ab und erhalten Sie so doppelte Sicherheit, einen erleichterten Zahlungsprozess und eine bessere Kostenübersicht.

Zahlungsschnittstellen

Finden Sie Schnittstellen zu allen großen Zahlungsprovidern und führen Sie manuelle Zahlungsaufträge durch. Als Vorteile bieten sich Ihnen automatisierte Zahlungsprozesse und die Reduzierung von Fehlern wie folgende Nachzahlungen oder gar Verlust des Schutzrechts.

Datenvalidierung & Plausibilitätsprüfung

Ein hinterlegtes Set von Regeln, das individuell erweitert werden kann, sorgt dafür, dass Ihr Datenbestand Ihren Qualitätsanforderungen entspricht. Profitieren Sie von erhöhter Datenqualität, effizienteren Prozessen und daher einhergehenden besseren Entscheidungen.


Business Management & Portfolio

Zeichnen Sie Ihre interne Unternehmensstrategie und passen Sie Ihr Patentportfolio entsprechend an.

Suchen, Recherchen & Volltextsuche

Einfache Suchfunktion, um schnell bestimmte Akten oder Dokumente zu finden. Auch komplexe Abfragen über Ihr Portfolio sind mit eFiLiA IP möglich. Eine integrierte Volltextsuche über Dokumente und Metadaten bildet dabei eine der Grundlagen. Erhalten Sie einen Überblick über die zu bearbeitenden Dokumente und leiten Sie diese simpel an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiter.

Thesaurus

Portfolioauswertungen basieren oft auf Klassifizierungen. eFiLiA IP unterstützt verschiedene Dimensionen und Klassifizierungen über mehrere Ebenen mit fachlichen Abhängigkeiten und Hierarchien. Dieses Feature erleichtert Ihnen die Klassifikation und ermöglicht Ihnen eine verbesserte Auswertung des Portfolios.

Kostenstellen & Weiterbelastung

Erstellen Sie gewichtete Kostenstellen für Akten und führen Sie ganz einfach eine Weiterbelastung an den relevanten Fachbereich durch.

Kosten & Kostenvorschau

Aufgrund von bereits angefallenen Kosten und bekannten Amtsgebühren können Sie ganz einfach Kostenschätzungen anfertigen. Für die Planung und Steuerung, aber auch für die Weiterverrechnung steht ein umfangreiches Kostenmodul zur Verfügung.

Lizenzierung

Verwaltung von Lizenzeinnahmen und -ausgaben: Sie erhalten einen simplifizierten Vergütungsprozess, einen Überblick über Lizenzierungen und können einfacher Amtsgebühren bestimmen. Die Lizenzeinnahmen werden in der Vergütung berücksichtigt. Gebühren fallen je nach Lizenzbereitschaft an.

IP-Berichte & Dashboards

Schnelle und aussagekräftige Übersicht über das aktuelle Portfolio sowie detaillierte Berichte ermöglicht über Features wie Online-Charts und Office-Vorlagen.


Kommunikation & Kollaboration

Kommunikation mit weltweit verteilten externen Anwälten, Ämtern und anderen Dienstleistern: Features für einen transparenten Austausch und effizienter Zusammenarbeit auf einer Plattform.

Rollen & Rechte

Größe und Struktur der Patentabteilung beeinflussen die Anforderungen an das Rechte- und Rollenkonzept. Sie können Standardkonfigurationen gegebenenfalls an Ihre Anforderungen anpassen, aber auch neue Rollen und spezielle Rechtekonfigurationen sind möglich.

Patentausschuss (PDC)

Flexibilität und Unterstützung bei Entscheidungsprozessen durch das eFiLiA IP-Entscheidungsmodul: Vom Sammeln der zur Entscheidung anstehenden Akten, über die Zusammenfassung und den Versand der relevanten Informationen zur Entscheidungsfindung und Umsetzung.

Erfinderportal

Eine gesicherte Kommunikationsplattform zur Patentabteilung: Geben Sie unkompliziert Erfindungsmeldungen und Kommunikationen zur Patentabteilung und externen Anwälten ab.

Anwalts- & Dienstleisterportal

Eine gesicherte Kommunikationsplattform für externe Dienstleister: Patentanwälte werden direkt aus der Akte beauftragt – die gesamte Kommunikation und der Datenaustausch vollziehen sich sicher über eFiLiA IP.

Stellungnahmen

Holen Sie Informationen aus den Fachabteilungen über automatisiert erstellte und versendete Fragebögen als Basis für wichtige Entscheidungen im Lebenszyklus eines Schutzrechts ein. Außerdem ist eine automatische Registrierung der Stellunggeber, die Anmeldung über SSO und die einfache Weiterleitung innerhalb der Fachabteilung an den richtigen Empfänger möglich. Erhöhen Sie somit die Anzahl der Rückläufer, um einen optimalen Datenbestand als Entscheidungsgrundlage vorliegen zu haben.

Zentraler Posteingang

Ein großer Teil der Kommunikation kann über Portale (z.B. Anwalt) und Schnittstellen (z.B. Amt) direkt erfolgen. Beim Rest unterstützt der zentrale Posteingang Ihre Abläufe so weit wie möglich – egal, ob es sich um einen gescannten Brief oder eine E-Mail handelt.

Persönlicher Dokumenteingang

Je nach Rolle liegt Ihnen eine Liste der zu bearbeitenden Dokumente vor, aus der direkt die folgenden Arbeitsschritte abgeleitet werden können. So erhalten die relevanten Personen einen umfassenden Überblick und können Dokumente bei Bedarf ohne Umwege an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterleiten.

Eingehende elektronische Amtspost

Setzen Sie auf papierlose Kommunikation ohne aufwändige Digitalisierungsprozesse der täglich eingehenden Amtspost. Die Schnittstelle zur DPMA- und EPA-Mailbox ermöglich die automatische Zuordnung von elektronischer Amtspost zu den jeweiligen Akten.

E-Mail-Eingang und -Ausgang

Neben dem zentralen Posteingang können E-Mails per Drag-and-drop direkt in die Akte gezogen und automatisch weiterbearbeitet werden. Unbeaufsichtigter Batch-E-Mail-Versand ist genauso möglich wie Erstellung, Bearbeitung und Versand einer E-Mail aus Outlook – inkl. automatischer Ablage in der Akte.

E-Mail-Management (Outlook-Plugin)

Gestalten Sie die Ablage wichtiger Korrespondenz einfacher und übersichtlicher. Mit dem Outlook-Plugin erhalten Sie direkten Zugriff auf Dokumente und Daten von eFiLiA IP und dem dazugehörigen Archiv.        

In-Commission

Erleichtern Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten: Mit einem Klick leiten Sie z. B. eine Akte zur Anmeldung oder weiteren Bearbeitung an einen Patentanwalt an einem anderen Standort weiter.

Aufgabenketten

Gestalten Sie den Workflow übersichtlicher und effizienter: Berechnung und Notierung von Fristen, Erstellung und Versand von Briefen, etc. So kann die Patentabteilung einfach Prozessabläufe hinterlegen.

Massenoperationen

Der Wechsel einer externen Kanzlei oder Umschreibungen und Änderungen im Organigramm sind einfach über Massenoperationen umzusetzen. Außerdem möglich ist die Umsetzung bestimmter zeitabhängiger Statusänderungen von Akten wie z. B. das Schließen von Patentfamilien, Benachrichtigung über den Ablauf von Patenten etc.

Adressverwaltung & Personaldatenabgleich

Verwalten Sie ganz einfach beteiligte Personen, Kontakte und Rollen und erhalten Sie einen Abgleich mit dem unternehmensinternen HR-System. So erhalten Sie einfach und schnell qualitativ hochwertige Daten.

Vertretungsregelung

Regeln Sie die Zuständigkeiten bei Krankheit oder Urlaub der zugewiesenen Arbeitskraft, um nicht aufschiebbare Arbeiten umstandslos weiterzuführen.

Basisfunktionen

Finden Sie zahlreiche Basisprozesse, die Ihnen den Alltag erleichtern: vom Dokument- und Fristenmanagement bis hin zu Audit Trails und den Import und Export von Daten
u. v. m.

Dokumentmanagement

Ursprünglich als Dokumentenmanagement für militärische Zwecke entwickelt – nach der Integration in eFiLiA IP bildet das System nun die starke Basis für alle dokumentenbezogenen Aufgaben.

Fristenmanagement

Eine der Säulen bei der Patentverwaltung: Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über (Vor- und Nach-)Fristen und greifen Sie auf das umfangreiche und dennoch einfach zu handhabende Regelsystem zu.

Workflowsystem

Das Workflowsystem von eFiLiA IP bildet ein praktisches Werkzeug zur Anpassung bestehender wie auch zur Erstellung neuer Abläufe. Profitieren Sie von seiner Flexibilität und Anpassbarkeit an organisatorische Notwendigkeiten.

Dokumentenrendering

Über das in eFiLiA integrierte Dokumentenmanagementsystem werden automatisch neben PDFs auch Vorschauen für die schnelle Ansicht von Dokumenten generiert. So können Dokumente unmittelbar gesichtet werden, ohne sie öffnen zu müssen.

Dokumenten- & Mailvorlagen

Die Dokumentenvorlage wird mittlerweile immer öfter durch eine E-Mail-Vorlage ersetzt. Über ein Word-Plugin können Sie Dokumenten- und E-Mail-Vorlagen einfach erstellen und bearbeiten.

Aktenstrukturen

In eFiLiA IP sind die Folder/Verzeichnisse der elektronischen Akte das Pendant zu den Reitern der Papierakte. Verwalten Sie zentral deren Struktur und erweitern Sie diese bei Bedarf aktenspezifisch, um immer eine strukturierte Darstellung relevanter Informationen griffbereit zu haben.

Beziehungen

Patentakte, Streitakte oder Vertragsakte – jede Akte kann in Beziehungen zu anderen stehen. Die Verwaltung dieser Beziehungen, aber auch die Darstellung von Zusammenhängen sowie die Navigation bilden einige der Stärken von eFiLiA IP.

Audit Trail

Durch den in der Basis implementierten Audit Trail werden Änderungen dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt. Auf höherer Ebene steht zusätzlich ein fachliches Aktionsprotokoll zur Verfügung.

Papierkorb & Data Retention Management

Das Data Retention Management ermöglich die Umsetzung Ihrer Datenaufbewahrungsstrategie und die Einhaltung der DSGVO. Darüber hinaus werden auch Anforderungen im „Litigation Hold“-Ablauf durch eFiLiA IP unterstützt.

API

Als Enterprise System bietet eFiLiA IP unterschiedliche APIs (Schnittstellen), die den Zugriff auf das System von anderen Programmen aus ermöglichen. Dies ermöglicht die Integration in bestehende Anwendungslandschaften sowie den Datenaustausch mit spezialisierten Anwendungen.

Datenexport/-import

Über eine Vielzahl von Kanälen können größere Datenmengen bei Bedarf schnell importiert sowie exportiert werden.


Integrierte Dienstleistungen

Die Wahl der IT-Architektur und des Nutzungsmodells (On Premises oder Software as a Service), die Datenmigration und die Abbildung Ihrer Prozesse sind entscheidende Aufgaben, die bei der Einführung eines IP-Management-Systems anfallen.

Installation & Betrieb

Hosting

On Premises: eFiLiA IP wird in Ihrem Netzwerk installiert. Die Wartung übernimmt Interasco.

SaaS: Über das Internet bekommen Sie Zugriff auf ein für Sie bereitgestelltes System.

Architektur

Als Enterprise Lösung stehen bei Bedarf erweiterte Möglichkeiten bei der Architektur zur Verfügung.

Sicherheit

Auf jeder Ebene wird Sicherheit mit höchster Priorität berücksichtigt. Für detaillierte Auskünfte wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Installation

Die Installation des Systems in Ihrer Umgebung oder Bereitstellung von eFiLiA IP als SaaS ist eine von vielen Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten.

Inbetriebnahme

Migration

In vielen Fällen werden Daten aus anderen Patentverwaltungssystemen oder anderen Quellen wie Excel übernommen. Über eFiLiA IP ist es möglich, schnell große oder kleine Datenmengen inkl. der dazugehörenden Dokumente zu migrieren.

Anpassung

Die hinterlegten Standardabläufe können in eFiLiA IP umfangreich konfiguriert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diese bei unternehmerischem Bedarf auch ganz an Ihre Anforderungen anzupassen.

Konfiguration

Anbindung an weitere Systeme, Exportformate, die Festlegung Ihrer Aktenzeichendefinition – über Parameter wird das System schnell in Ihre Landschaft integriert und Ihren Anforderungen angepasst.

Termindefinitionen & Amtsgebühren

Unsere Kunden erhalten – falls gewünscht – immer die aktuellen Fristenregeln und Gebühren einer großen Anzahl von Ländern bzw. Ämtern.

Support

Bei Fragen oder Unsicherheiten steht Ihnen unser Support immer mit Rat und Tat zur Seite.

Wartung

Interasco hält das System immer auf dem neusten Stand und optimiert und erweitert es ständig. Außerdem evaluieren wir regelmäßig neue technische Möglichkeiten und integrieren sie gegebenenfalls.