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eFiLiA IP Kanzlei

Software zum Management geistigen Eigentums für Anwälte

Digitalisierter Workflow

für eine effiziente und übersichtliche Verwaltung der Patent-Portfolios Ihrer Mandanten

Mit eFiLiA IP Kanzlei digitalisieren Sie Ihren Workflow und verwalten das IP-Portfolio Ihrer Mandanten effizient und übersichtlich.
Die Software bietet Ihnen einen umfassenden Überblick über das Portfolio Ihrer Klienten, eine effiziente Leistungserfassung und Rechnungsstellung sowie eine integrierte Dokumentenablage.

Flexibel, anpassbar, intuitiv – Kanzleien setzen seit Jahren auf unsere Lösungen für den IP-Bereich.

Wir bieten

Leistungserfassung & Fakturierung

Erfassen Sie schnell und einfach Leistungen und behalten Sie den Überblick über Rechnungsprozesse in Bezug auf anfallende Fremdkosten oder Ausgangsrechnungen.

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IP-Verfahren & -Verwaltung

Zahlreiche hinterlegte Prozesse unterstützen Sie bei Prosecution und Docketing: Automatisieren Sie verschiedenste IP-Verfahren und verlieren Sie bei der Verwaltung wichtiger Akten und Dokumente nie den Überblick.

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Kommunikation & Kollaboration

Kommunikation mit weltweit verteilten externen Anwälten, Ämtern und anderen Dienstleistern: Features für einen transparenten Austausch und effiziente Zusammenarbeit auf einer Plattform.

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Basisfunktionen

Finden Sie zahlreiche Basisprozesse, die Ihnen den Alltag erleichtern: vom Dokumenten- und Fristenmanagement bis hin zu Audit Trails, Import und Export von Daten u. v. m.

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Integrierte Dienstleistungen

Die Wahl der IT-Architektur und des Nutzungsmodells (On Premises oder Software as a Service), die Datenmigration und die Abbildung Ihrer Prozesse sind entscheidende Aufgaben, die bei der Einführung eines IP-Management-Systems anfallen.

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Leistungserfassung & Fakturierung

Erfassen Sie schnell und einfach Leistungen und behalten Sie den Überblick über Rechnungsprozesse in Bezug auf anfallende Fremdkosten oder Ausgangsrechnungen.

Leistungserfassung

Erhalten Sie eine vollständige Leistungserfassung und optimierte Verfahren zur Verrechnung von Dienstleistungen an Ihre Kunden. Sie können eigene Leistungen und externe Kosten durch ein leicht zugängliches Regelsystem auch in verschiedenen Währungen erfassen.

Kostenübersicht & Kostenvorschau

Planen Sie Ihren Geldfluss: Erhalten Sie einen Überblick über verrechnete und nicht verrechnete Leistungen und kalkulieren sie im Voraus wahrscheinlich anfallende Kosten.

Ausgangsrechnungen

Erstellung und Versand von Ausgangsrechnungen ganz einfach: Erstellen Sie Rechnungen, Vorschussrechnungen, Gutschriften und andere Zahlungsdokumente, gestalten Sie sie individuell und führen Sie den Versand über verschiedene Kanäle durch.


IP-Verfahren & -Verwaltung

Zahlreiche hinterlegte Prozesse unterstützen Sie bei Prosecution und Docketing: Automatisieren Sie verschiedenste IP-Verfahren und verlieren Sie bei der Verwaltung wichtiger Akten und Dokumente nie den Überblick.

IP-Akten & Verfahren

Setzen Sie auf modernes, automatisiertes Arbeiten mit digitalisierten Akten und einer strukturierten Ablage der Schutzrechte. Außerdem erhalten Sie Unterstützung beim IP-Docketing und der Patentverfolgung (Prosecution).

Streitakten

Greifen Sie auf aktenspezifische Abläufe und Strukturen für Einsprüche, Verletzungsstreitigkeiten, Nichtigkeitsklagen, Vindikationen, Gutachten etc. zurück. Hier erhalten Sie eine elektronische Verwaltung der Streitverfahren und Verknüpfungen zu den Schutzrechten. 

Vertrags-, Untersuchungs-, Recherche- und Drittschutzrechtsakten

Greifen Sie auf aktenspezifische Abläufe und Strukturen für die Verwaltung von Verträgen und Lizenzverträgen, von Untersuchungs- und Rechercheakten, für die Überwachung von Drittschutzrechten mit landesspezifischen Hinweisen zurück. Zusätzlich erhalten Sie eine strukturierte Erfassung von weiteren IP-spezifischen Verfahren sowie eine Ablage der anfallenden Unterlagen und Querverweise auf andere einschlägige Verfahren.

Vertrauliche Akten

Legen Sie vertrauliche Informationen ab und steuern Sie Zugangsberechtigungen. Nur der Ersteller sowie von ihm zugelassene Personen können den Inhalt sehen.

Online-Anmeldung

Vereinfachte Anmeldung und Online-Kommunikation über Schnittstellen zu den zuständigen Ämtern. Vermeiden Sie so Formfehler und profitieren Sie von einem effizienten und zuverlässigen Posteingangsprozess.

IDS (Information Disclosure Statements)

Behalten Sie den technologischen State of the Art in Bezug auf IDS im Auge und generieren Sie automatisch die relevanten Formulare. So erleichtern Sie die Kommunikation mit den zuständigen Ämtern und erhalten unmittelbar Infos zum aktuellen Stand der Technik.

Amtsschnittstellen

Erleichtern Sie sich die Arbeit mit den Amtsschnittstellen und erhalten Sie Unterstützung beim Patentverfolgungsprozess. Informationen werden unverfälscht übermittelt und die Ergebnisse direkt in Ihre Akten übertragen.

Schnittstelle zu IP-Datenbanken

Erhalten Sie Zugriff auf zusätzliche veröffentlichte Dokumente zum Schutzrecht und gleichen Sie die eigenen Daten ab. So erhöhen Sie die Datenqualität und greifen leichter auf relevante Zusatzinformationen zu.

Jahresgebühren

Erhalten Sie zuverlässige Berechnungen der Jahresgebühren und Informationen zu anfallenden Fristen. Gleichen Sie diese mit mehreren Zahlungsprovidern ab und erhalten Sie so doppelte Sicherheit, einen erleichterten Zahlungsprozess und eine bessere Kostenübersicht.

Jahresgebühren Auftragsverarbeitung

Dieses Modul ermöglicht eine umfassende Erfassung von Jahresgebühren sowie Erneuerungskosten aus verschiedenen Quellen. Erstellen und versenden Sie flexibel mandantenspezifische Dokumente wie Erinnerungen und Rechnungen sowie Zahlungsaufträge an Ämter, Partneranwälte oder Zahlungsdienstleister.

Zahlungsschnittstellen

Finden Sie Schnittstellen zu allen großen Zahlungsprovidern und führen Sie manuelle Zahlungsaufträge durch. Als Vorteile bieten sich Ihnen automatisierte Zahlungsprozesse und die Reduzierung von Fehlern wie folgende Nachzahlungen oder gar Verlust des Schutzrechts.

Datenvalidierung & Plausibilitätsprüfung

Ein hinterlegtes Set von Regeln, das individuell erweitert werden kann, sorgt dafür, dass Ihr Datenbestand Ihren Qualitätsanforderungen entspricht. Profitieren Sie von erhöhter Datenqualität, effizienteren Prozessen und damit einhergehenden besseren Entscheidungen.


Kommunikation & Kollaboration

Kommunikation mit weltweit verteilten Patentabteilungen, Erfindern und externen Anwälten: Features für einen transparenten Austausch und effiziente Zusammenarbeit auf einer Plattform.

Rollen & Rechte

Die Größe und Struktur der Kanzlei sind direkt an die Anforderungen an das Rechte- und Rollenkonzept gebunden. Sie können Standardkonfigurationen gegebenenfalls an Ihre Anforderungen anpassen, aber auch neue Rollen und spezielle Rechtekonfigurationen sind möglich.

Mandantenportal

Das Mandantenportal stellt Ihren Mandanten nützliche Informationen zur Verfügung, wie zum Beispiel  Verfahrensstände oder wichtige Dokumente. So reduzieren Sie den Kommunikationsaufwand mit den Klienten und geben diesen gleichzeitig einen umfassenden Überblick über das Portfolio.

Zentraler Posteingang

Ein großer Teil der Kommunikation kann über Portale (z.B. externer Anwalt) und Schnittstellen (z.B. Amt) direkt erfolgen. Beim Rest unterstützt der zentrale Posteingang Ihre Abläufe so weit wie möglich – egal, ob es sich um einen gescannten Brief oder eine E-Mail handelt.

Persönlicher Dokumenteingang

Je nach Rolle liegt Ihnen eine Liste der zu bearbeitenden Dokumente vor, aus der direkt die folgenden Arbeitsschritte abgeleitet werden können. So erhalten die relevanten Personen einen umfassenden Überblick und können Dokumente bei Bedarf ohne Umwege an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter weiterleiten.

Eingehende elektronische Amtspost

Setzen Sie auf papierlose Kommunikation ohne aufwändige Digitalisierungsprozesse von Amtspost-Dokumenten. Die Schnittstelle zur DPMA- und EPA-Mailbox ermöglicht die automatische Migration von elektronischer Amtspost nach eFiLiA IP.

E-Mail-Eingang und -Ausgang

Neben dem zentralen Posteingang können E-Mails per Drag-and-drop direkt in die Akte gezogen und automatisch weiterbearbeitet werden. Unbeaufsichtigter Batch-E-Mail-Versand ist genauso möglich wie Erstellung, Bearbeitung und Versand einer E-Mail aus Outlook – inkl. automatischer Ablage in der Akte.

E-Mail-Management (Outlook-Plugin)

Gestalten Sie die Ablage wichtiger Korrespondenz einfacher und übersichtlicher. Mit dem Outlook-Plugin erhalten Sie direkten Zugriff auf Dokumente und Daten von eFiLiA IP und dem dazugehörigen Archiv.       

In-Commission

Erleichtern Sie die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten: Mit einem Klick leiten Sie z. B. eine Akte zur Anmeldung oder weiteren Bearbeitung an einen Patentanwalt an einem anderen Standort weiter.

Aufgabenketten

Gestalten Sie den Workflow übersichtlicher und effizienter: Berechnung und Notierung von Fristen, Erstellung und Versand von Briefen etc. So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Kanzlei Prozessabläufe hinterlegen.

Massenoperationen

Der Wechsel einer externen Kanzlei oder Umschreibungen des Anmelders sind einfach über Massenoperationen umzusetzen. Außerdem möglich ist die Umsetzung bestimmter zeitabhängiger Statusänderungen von Akten wie z. B. das Schließen von Patentfamilien, Benachrichtigung über den Ablauf von Patenten etc.

Adressverwaltung

Verwalten Sie ganz einfach beteiligte Personen und Kontakte, um einfach und schnell qualitativ hochwertige Daten zu erhalten.

Vertretungsregelung

Regeln Sie die Zuständigkeiten bei Krankheit oder Urlaub der zugewiesenen Arbeitskraft, um nicht aufschiebbare Arbeiten umstandslos weiterzuführen.


Basisfunktionen

Finden Sie zahlreiche Basissysteme, die Ihnen den Alltag erleichtern: vom Dokument- und Fristenmanagement bis hin zum Workflowsystem und den Import und Export von Daten
u. v. m.

Dokumentenmanagement

Ursprünglich als Dokumentenmanagement für militärische Zwecke entwickelt und damit für hohe Qualitätsanforderungen und die Verwaltung von großen Datenbeständen geeignet – nach der Integration in eFiLiA IP bildet das System nun die starke Basis für alle dokumentenbezogenen Aufgaben.

Fristenmanagement

Eine der Säulen bei der Patentverwaltung: Erhalten Sie einen umfassenden Überblick über (Vor- und Nach-)Fristen und greifen Sie auf das umfangreiche und dennoch einfach zu handhabende Regelsystem zu.

Workflowsystem

Das Workflowsystem von eFiLiA IP bildet ein praktisches Werkzeug zur Anpassung bestehender wie auch zur Erstellung neuer Abläufe. Profitieren Sie von seiner Flexibilität und Anpassbarkeit an organisatorische Notwendigkeiten.

Dokumentenrendering

Über das in eFiLiA integrierte Dokumentenmanagementsystem werden automatisch neben PDFs auch Vorschauen für die schnelle Ansicht von Dokumenten generiert. So können Dokumente unmittelbar gesichtet werden, ohne sie öffnen zu müssen.

Dokumenten- & Mailvorlagen

Die Dokumentenvorlage wird mittlerweile immer öfter durch eine E-Mail-Vorlage ersetzt. Über ein Word-Plugin können Sie Dokumenten- und E-Mail-Vorlagen einfach erstellen und bearbeiten.

Aktenstrukturen

In eFiLiA IP sind die Folder/Verzeichnisse der elektronischen Akte das Pendant zu den Reitern der Papierakte. Verwalten Sie zentral deren Struktur und erweitern Sie diese bei Bedarf aktenspezifisch, um immer eine strukturierte Darstellung relevanter Informationen griffbereit zu haben.

Beziehungen

Patentakte, Streitakte oder Vertragsakte – jede Akte kann in Beziehungen zu anderen stehen. Die Verwaltung dieser Beziehungen, aber auch die Darstellung von Zusammenhängen sowie die Navigation bilden einige der Stärken von eFiLiA IP.

Audit Trail

Durch den in der Basis implementierten Audit Trail werden Änderungen dokumentiert und nachvollziehbar dargestellt. Auf höherer Ebene steht zusätzlich ein fachliches Aktionsprotokoll zur Verfügung.

Papierkorb & Data Retention Management

Das Data Retention Management ermöglich die Umsetzung Ihrer Datenaufbewahrungsstrategie und die Einhaltung der DSGVO. Darüber hinaus werden auch Anforderungen im „Litigation Hold“-Ablauf durch eFiLiA IP unterstützt.

API

Als Enterprise System bietet eFiLiA IP unterschiedliche APIs (Schnittstellen), die den Zugriff auf das System von anderen Programmen aus ermöglichen. Dies ermöglicht die Integration in bestehende Anwendungslandschaften sowie den Datenaustausch mit spezialisierten Anwendungen.

Datenexport/-import

Über eine Vielzahl von Kanälen können größere Datenmengen bei Bedarf schnell importiert sowie exportiert werden.


Integrierte Dienstleistungen

Die Wahl der IT-Architektur und des Nutzungsmodells (On Premises oder Software as a Service), die Datenmigration und die Abbildung Ihrer Prozesse sind entscheidende Aufgaben, die bei der Einführung eines IP-Management-Systems anfallen.

Installation & Betrieb

Hosting

On Premises: eFiLiA IP wird in Ihrem Netzwerk installiert. Die Wartung übernimmt Interasco.

SaaS: Über das Internet bekommen Sie Zugriff auf ein für Sie bereitgestelltes System.

Architektur

Als Enterprise Lösung stehen bei Bedarf erweiterte Möglichkeiten bei der Architektur zur Verfügung.

Sicherheit

Auf jeder Ebene wird Sicherheit mit höchster Priorität berücksichtigt. Für detaillierte Auskünfte wenden Sie sich bitte direkt an uns.

Installation

Die Installation des Systems in Ihrer Umgebung oder Bereitstellung von eFiLiA IP als SaaS ist eine von vielen Dienstleistungen, die wir unseren Kunden anbieten.

Inbetriebnahme

Migration

In vielen Fällen werden Daten aus anderen Patentverwaltungssystemen oder anderen Quellen wie Excel übernommen. Über eFiLiA IP ist es möglich, schnell große oder kleine Datenmengen inkl. der dazugehörenden Dokumente zu migrieren.

Anpassung

Die hinterlegten Standardabläufe können in eFiLiA IP umfangreich konfiguriert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, diese bei unternehmerischem Bedarf auch ganz an Ihre Anforderungen anzupassen.

Konfiguration

Anbindung an weitere Systeme, Exportformate, die Festlegung Ihrer Aktenzeichendefinition – über Parameter wird das System schnell in Ihre Landschaft integriert und Ihren Anforderungen angepasst.

Termindefinitionen & Amtsgebühren

Unsere Kunden erhalten – falls gewünscht – immer die aktuellen Fristenregeln und Gebühren einer großen Anzahl von Ländern bzw. Ämtern.

Support

Bei Fragen oder Unsicherheiten steht Ihnen unser Support immer mit Rat und Tat zur Seite.

Wartung

Interasco hält das System immer auf dem neusten Stand und optimiert und erweitert es ständig. Außerdem evaluieren wir regelmäßig neue technische Möglichkeiten und integrieren sie gegebenenfalls.